Sofietips: Städa i databasen

Sofie 7

Om några veckor släpper vi nya Sofie, Sofie 8. Innan ni flyttar er databas till nya Sofie så kan det vara värt att gå igenom den och “städa” i den. Det finns en del verktyg i Sofie 7 som du kan ha nytta av. Jag kommer att skriva en del tips här i bloggen om just städning. Här kommer det första tipset:

Rätta stavfel med “Sök och ersätt”

Kanske hittar ni stavfel i någon post i databasen. Istället för att rätta felet direkt i blanketten så kan man med fördel använda funktionen “Sök och ersätt” som finns under “Registervård”. Ett stavfel kan ju faktisk finnas på flera ställen i databasen och med “Sök och ersätt” kan ni söka fram alla förekomster och rätta samtliga på en gång. Snabbt och enkelt!

Detsamma gäller enklare typer av faktafel. Exempelvis om man vet att man har skrivit in fel årtal på ett antal poster. Då tar man fram posterna som ska rättas i ett urval och så rättar man årtalet antingen med “Sök och ersätt” eller med “Uppdatera urval”.

Läs mer i manualen om “Sök och ersätt” och om “Uppdatera urval“.