Category Archives: Sofietips Sofie 7

Kontrollera fält som inte exporteras vid migrering

Exporten från Sofie 7 känner av om det finns fält annat än i standardformat, men vi rekommenderar er ändå att kontrollera vilka fält som faktiskt exporteras och ännu viktigare; vilka som inte exporteras från Sofie 7. Det gör ni i export-verktyget i Sofie 7 genom att klicka på knapparna “Anpassa fält”, enligt bilden nedan.

Anpassa fält

De fält som inte har ett fält i kolumnen Sofie 8 kommer inte att exporteras. Om något av de fälten ändå skall exporteras behöver ni mappa dem till antingen ett befintligt ledigt Sofie 8-fält, eller ett nytt fält. För att försäkra er om att ni gör rätt bör ni ta kontakt med Västerbottens museum innan exporten och överföringen till Sofie 8 påbörjas!

Sofietips: Kontrollera katkod

Inför migrering till Sofie 8: Kontrollera i Sofie 7 att alla föremålsposter har en katkod.

Katkod = AR, HI, KO, NA

AR = arkeologiskt föremål
HI = kulturhistoriskt föremål
KO = konst
NA = naturhistoriskt föremål

Gör så här:

Se till att visa fältet katkod i en kolumn i föremålslistan. Se manualen för mer hjälp.

Tryck på knappen ”Välj alla” så att du med säkerhet vet att samtliga poster visas i listan.

img_valj_alla

Tryck på den lilla sorteringspilen som hör till kolumnen där du har fältet katkod.

katkod

Listan sorteras nu efter katkod och om det finns poster som saknar katkod så kommer de att hamna överst. Föremålsposter som saknar katkod kommer inte kunna importeras till Sofie 8, så om ni har poster utan katkod så se till att ge dem en korrekt kod (AR, HI, KO eller NA). Använd funktionen uppdatera urval för detta.

Sofietips: Rensa och ladda om bilder

Innan migrering till nya Sofie så bör man rensa och ladda om alla bilder i Sofie 7.

Varför?

Det kan finnas bildkopplingar i Sofie 7 där filändelsen står med versaler, exempelvis JPG, men i er bildmapp kan bildfilen ha en filändelse i gemener, jpg. I Sofie 7 fungerar bildkopplingen, men när ni ska migrera till nya Sofie kommer det inte att fungera om inte bildfilernas namn och bildkopplingarna stämmer exakt.

Lösningen är alltså att köra “Rensa och ladda om”, för varje register som ska migreras. Då skapas det nya bildkopplingar, som stämmer exakt med de filer som ligger i bildmapparna.

Varför har det blivit olika filändelser?

Kanske har ni haft en bild kopplad, med jpg i versaler. Sen har ni bytt ut den bilden mot en bild som har jpg i gemener. Då kan det bli på detta sätt.

Hur gör man?

Gå in under Bilder > Bildhanteraren > fliken Bildregister uppdatering. Tryck på knappen “Rensa och ladda om”. Har ni många bilder så kan denna process ta tid. Man behöver inte bocka i rutan “Omskapa små bilder”. Gör detta för varje register som har bilder och som ska migreras till nya Sofie.

Sofietips: Städa bland dubbletter i personregistret

Sofie 7

Vi rekommenderar alla som ska migrera från Sofie 7 till Sofie 8 att gå igenom sitt personregister i Sofie 7 och se om där finns dubbletter. Det är rätt vanligt med dubbletter i personregistret.

701

Gå igenom dubbletterna och slå ihop dem. Läs mer i manualen om funktionen Slå ihop poster.

Det finns också i Sofie 7 två andra funktioner som man har god nytta av när man vill hitta och jämföra dubbletter: Unika & dubletter, Jämför poster.

Sofietips: Personer i bild utan bild

Inför migreringen till Sofie 8 bör ni som använder fotoregistret se efter om ni har poster där ni har matat in namn i “Personer i bild” men där ingen bildfil är kopplad. Läs mer här.

Så här kan det se ut:

501

Gör så här för att hitta poster som har något inmatat i “Personer i bild” men saknar bild:

Gå in i registret Fotografi.

Klicka på Bilder > Poster som inte har bild.

Nu visas samtliga poster som inte har någon bild kopplad än.

Välj Sök > Sök i alla fält.

Gör en sökning i tabellen fg_Namelist på Unique_key = *

Unique_key = * plockar fram alla poster som har någonting inmatat i “Personer i bild”.

Se till att söka i aktuellt urval, det vill säga söka igenom de poster som du nu har framme i listan; de poster som saknar bild. Sökning i aktuellt urval gör man genom att trycka ner knappen näst längst till höger (se orange markering).

502

Klicka på förstoringsglaset längst till höger för att starta sökningen.

Nu visas samtliga poster som har något inmatat i “Personer i bild” men samtidigt saknar en bild. Informationen om Personer i bild kommer att följa med i migreringen till Sofie 8 även om blanketten saknar bild. Denna information kommer läggas på första bilden som laddas upp i Sofie 8 på objektet.

Sofietips: Städa bort relationer till icke existerande personposter

Förra veckan skrev vår utvecklare Daniel Lind om vad ni bör tänka på innan migrering från Sofie 7 till Sofie 8. I den första punkten står det om relationer till icke existerande personposter. Läs hela inlägget.

Hur gör man för att hitta och ta bort dessa i Sofie 7?

Kortfattat: När man har gått in i ett register (Föremål, Fotografi, etc) så kan man växla till tabellen fm_Persrel (föremålsregistret) eller fg_Persrel (fotoregistret). Där visas samtliga relationer som hör till registret. Där finns också en verktygsknapp och under den finns funktionen “Hitta oanvända relationer”. Kör man den funktionen så plockas samtliga oanvända relationer fram och man kan då markera dessa och radera dem.

Steg-för-steg-instruktion: Hitta och ta bort oanvända relationer (pdf)

Sofietips: Städa i databasen

Sofie 7

Om några veckor släpper vi nya Sofie, Sofie 8. Innan ni flyttar er databas till nya Sofie så kan det vara värt att gå igenom den och “städa” i den. Det finns en del verktyg i Sofie 7 som du kan ha nytta av. Jag kommer att skriva en del tips här i bloggen om just städning. Här kommer det första tipset:

Rätta stavfel med “Sök och ersätt”

Kanske hittar ni stavfel i någon post i databasen. Istället för att rätta felet direkt i blanketten så kan man med fördel använda funktionen “Sök och ersätt” som finns under “Registervård”. Ett stavfel kan ju faktisk finnas på flera ställen i databasen och med “Sök och ersätt” kan ni söka fram alla förekomster och rätta samtliga på en gång. Snabbt och enkelt!

Detsamma gäller enklare typer av faktafel. Exempelvis om man vet att man har skrivit in fel årtal på ett antal poster. Då tar man fram posterna som ska rättas i ett urval och så rättar man årtalet antingen med “Sök och ersätt” eller med “Uppdatera urval”.

Läs mer i manualen om “Sök och ersätt” och om “Uppdatera urval“.

Sofietips: Maximerade fönster

Sofie 7

Kanske har du varit med om detta: Att du inte kan se den översta posten i listan och inte heller kan du se kolumnrubrikerna eller listpanelen med alla knappar. Eller så ser du inte hela blanketten; den översta delen av blanketten syns inte.

Vad beror detta på och vad kan man göra åt det?

401Klicka för att se större

402Klicka för att se större

Fönstret är maximerat

Om man klickar på den här knappen (rosa pil), eller om man dubbelklickar på fönsterlisten (gul pil), så maximeras fönstret. I Sofie bör man undvika detta. Sofie är inte anpassat för att maximera fönster.

403

Gör så här

Återställ fönstret med den här knappen:

404