Tag Archives: migrering

Kontrollera fält som inte exporteras vid migrering

Exporten från Sofie 7 känner av om det finns fält annat än i standardformat, men vi rekommenderar er ändå att kontrollera vilka fält som faktiskt exporteras och ännu viktigare; vilka som inte exporteras från Sofie 7. Det gör ni i export-verktyget i Sofie 7 genom att klicka på knapparna “Anpassa fält”, enligt bilden nedan.

Anpassa fält

De fält som inte har ett fält i kolumnen Sofie 8 kommer inte att exporteras. Om något av de fälten ändå skall exporteras behöver ni mappa dem till antingen ett befintligt ledigt Sofie 8-fält, eller ett nytt fält. För att försäkra er om att ni gör rätt bör ni ta kontakt med Västerbottens museum innan exporten och överföringen till Sofie 8 påbörjas!

Sofietips: Kontrollera katkod

Inför migrering till Sofie 8: Kontrollera i Sofie 7 att alla föremålsposter har en katkod.

Katkod = AR, HI, KO, NA

AR = arkeologiskt föremål
HI = kulturhistoriskt föremål
KO = konst
NA = naturhistoriskt föremål

Gör så här:

Se till att visa fältet katkod i en kolumn i föremålslistan. Se manualen för mer hjälp.

Tryck på knappen ”Välj alla” så att du med säkerhet vet att samtliga poster visas i listan.

img_valj_alla

Tryck på den lilla sorteringspilen som hör till kolumnen där du har fältet katkod.

katkod

Listan sorteras nu efter katkod och om det finns poster som saknar katkod så kommer de att hamna överst. Föremålsposter som saknar katkod kommer inte kunna importeras till Sofie 8, så om ni har poster utan katkod så se till att ge dem en korrekt kod (AR, HI, KO eller NA). Använd funktionen uppdatera urval för detta.

Sofietips: Rensa och ladda om bilder

Innan migrering till nya Sofie så bör man rensa och ladda om alla bilder i Sofie 7.

Varför?

Det kan finnas bildkopplingar i Sofie 7 där filändelsen står med versaler, exempelvis JPG, men i er bildmapp kan bildfilen ha en filändelse i gemener, jpg. I Sofie 7 fungerar bildkopplingen, men när ni ska migrera till nya Sofie kommer det inte att fungera om inte bildfilernas namn och bildkopplingarna stämmer exakt.

Lösningen är alltså att köra “Rensa och ladda om”, för varje register som ska migreras. Då skapas det nya bildkopplingar, som stämmer exakt med de filer som ligger i bildmapparna.

Varför har det blivit olika filändelser?

Kanske har ni haft en bild kopplad, med jpg i versaler. Sen har ni bytt ut den bilden mot en bild som har jpg i gemener. Då kan det bli på detta sätt.

Hur gör man?

Gå in under Bilder > Bildhanteraren > fliken Bildregister uppdatering. Tryck på knappen “Rensa och ladda om”. Har ni många bilder så kan denna process ta tid. Man behöver inte bocka i rutan “Omskapa små bilder”. Gör detta för varje register som har bilder och som ska migreras till nya Sofie.

Sofietips: Städa bland dubbletter i personregistret

Sofie 7

Vi rekommenderar alla som ska migrera från Sofie 7 till Sofie 8 att gå igenom sitt personregister i Sofie 7 och se om där finns dubbletter. Det är rätt vanligt med dubbletter i personregistret.

701

Gå igenom dubbletterna och slå ihop dem. Läs mer i manualen om funktionen Slå ihop poster.

Det finns också i Sofie 7 två andra funktioner som man har god nytta av när man vill hitta och jämföra dubbletter: Unika & dubletter, Jämför poster.

Webbsajter vid uppgradering till nya Sofie

Ett förtydligande till er som har webbplatser med Sofie 7 idag:

Utseendet på webbsajter gjorda i Sofie 7 kommer inte att flyttas över till nya Sofie (Sofie 8) när ni uppgraderar. I nya Sofie ingår en färdig publik webbplats – klar att använda från start. Vilka objekt ni väljer att visa fixar ni på egen hand i den administrativa delen, ungefär som ni gjort hittills i Sofie 7.

Utseendet på er publika sajt kan ni själva justera. I Sofie Bas kan ni välja bland olika färgteman och lägga in er egen logga. I Sofie Plus kan ni dessutom komplettera stilmappen för den publika sajten. Detta kräver teknisk kunskap om CSS, även om allt görs via webbgränssnittet. I Sofie Pro kan ni göra allt som man kan göra i de övriga nivåerna, men ni kan dessutom skapa er ett helt eget tema.

Läs mer om skillnaderna mellan de olika utgåvorna av Sofie.

Sofietips: Personer i bild utan bild

Inför migreringen till Sofie 8 bör ni som använder fotoregistret se efter om ni har poster där ni har matat in namn i “Personer i bild” men där ingen bildfil är kopplad. Läs mer här.

Så här kan det se ut:

501

Gör så här för att hitta poster som har något inmatat i “Personer i bild” men saknar bild:

Gå in i registret Fotografi.

Klicka på Bilder > Poster som inte har bild.

Nu visas samtliga poster som inte har någon bild kopplad än.

Välj Sök > Sök i alla fält.

Gör en sökning i tabellen fg_Namelist på Unique_key = *

Unique_key = * plockar fram alla poster som har någonting inmatat i “Personer i bild”.

Se till att söka i aktuellt urval, det vill säga söka igenom de poster som du nu har framme i listan; de poster som saknar bild. Sökning i aktuellt urval gör man genom att trycka ner knappen näst längst till höger (se orange markering).

502

Klicka på förstoringsglaset längst till höger för att starta sökningen.

Nu visas samtliga poster som har något inmatat i “Personer i bild” men samtidigt saknar en bild. Informationen om Personer i bild kommer att följa med i migreringen till Sofie 8 även om blanketten saknar bild. Denna information kommer läggas på första bilden som laddas upp i Sofie 8 på objektet.

Sofietips: Städa bort relationer till icke existerande personposter

Förra veckan skrev vår utvecklare Daniel Lind om vad ni bör tänka på innan migrering från Sofie 7 till Sofie 8. I den första punkten står det om relationer till icke existerande personposter. Läs hela inlägget.

Hur gör man för att hitta och ta bort dessa i Sofie 7?

Kortfattat: När man har gått in i ett register (Föremål, Fotografi, etc) så kan man växla till tabellen fm_Persrel (föremålsregistret) eller fg_Persrel (fotoregistret). Där visas samtliga relationer som hör till registret. Där finns också en verktygsknapp och under den finns funktionen “Hitta oanvända relationer”. Kör man den funktionen så plockas samtliga oanvända relationer fram och man kan då markera dessa och radera dem.

Steg-för-steg-instruktion: Hitta och ta bort oanvända relationer (pdf)

Migrering av data

Nu har vi jobbat med datamigreringen och lyckats exportera data från Sofie 7 och importera den i Sofie 8. Nedanstående är sådant som vi hittat under arbetets gång och som kan beröra er i datamigreringen:

  1. Relationer till icke existerande personposter. Om ni har skapat en relation mellan ett objekt och en person och sedan tagit bort personen. Då finns relationen till objektet kvar, men det relaterar inte till någon person. Dessa skräp-relationer kommer att raderas i migreringen, men det är rekommenderat att ni genomför denna städning innan datamigreringen. Det finns verktyg för att hitta dessa poster i Sofie 7.4, men det är inte nödvändigt för överföringen eftersom dessa raderas i migreringen.
  2. Personer i bild utan bild. Kanske har ni skrivit in personer i bild, men inte lagt in en bild. I Sofie 8 går det inte att skapa personer i bild på en bild som inte finns. Vi rekommenderar er därför att lägga in en bild till sådana poster, innan ni migrerar till Sofie 8. Har ni inmatade personer i bild, men ingen bild kopplad till posten, så kommer alltså personnamnen inte föras över till Sofie 8. Notera att personer i bild som hör till en bild naturligtvis kommer att migreras till Sofie 8.
  3. Publikation utan något objekt som publicerats däri. Använder ni publiceringsregistret är det så att alla publikationer förs över till Sofie 8, under förutsättning att de har någon relation till ett objekt. De publikationer som inte har något objekt relaterat till sig kommer inte att migreras till Sofie 8.
  4. Placering utan något objekt placerat där. Använder ni placeringsregistret kommer det att föras över till Sofie 8. De placeringar som inte har något objekt placerat hos sig kommer dock inte att migreras över.
  5. Bilder utan koppling till objekt. Alla kopplade bilder kommer att migreras över till Sofie 8. Hos vissa kan det dock finnas bilder som inte kopplats. Har ni några bilder i Sofies bildkataloger som inte kopplats kommer dessa inte att migreras över till Sofie 8, även om de ligger i de kataloger som skickas in till Västerbottens museum för migrering.

Denna lista kan komma att uppdateras om vi skulle identifiera ytterligare avvikelser från “fullständig och automatisk” migrering.