Tag Archives: städning

Sofietips: Rensa och ladda om bilder

Innan migrering till nya Sofie så bör man rensa och ladda om alla bilder i Sofie 7.

Varför?

Det kan finnas bildkopplingar i Sofie 7 där filändelsen står med versaler, exempelvis JPG, men i er bildmapp kan bildfilen ha en filändelse i gemener, jpg. I Sofie 7 fungerar bildkopplingen, men när ni ska migrera till nya Sofie kommer det inte att fungera om inte bildfilernas namn och bildkopplingarna stämmer exakt.

Lösningen är alltså att köra “Rensa och ladda om”, för varje register som ska migreras. Då skapas det nya bildkopplingar, som stämmer exakt med de filer som ligger i bildmapparna.

Varför har det blivit olika filändelser?

Kanske har ni haft en bild kopplad, med jpg i versaler. Sen har ni bytt ut den bilden mot en bild som har jpg i gemener. Då kan det bli på detta sätt.

Hur gör man?

Gå in under Bilder > Bildhanteraren > fliken Bildregister uppdatering. Tryck på knappen “Rensa och ladda om”. Har ni många bilder så kan denna process ta tid. Man behöver inte bocka i rutan “Omskapa små bilder”. Gör detta för varje register som har bilder och som ska migreras till nya Sofie.

Sofietips: Städa bland dubbletter i personregistret

Sofie 7

Vi rekommenderar alla som ska migrera från Sofie 7 till Sofie 8 att gå igenom sitt personregister i Sofie 7 och se om där finns dubbletter. Det är rätt vanligt med dubbletter i personregistret.

701

Gå igenom dubbletterna och slå ihop dem. Läs mer i manualen om funktionen Slå ihop poster.

Det finns också i Sofie 7 två andra funktioner som man har god nytta av när man vill hitta och jämföra dubbletter: Unika & dubletter, Jämför poster.

Sofietips: Städa bort relationer till icke existerande personposter

Förra veckan skrev vår utvecklare Daniel Lind om vad ni bör tänka på innan migrering från Sofie 7 till Sofie 8. I den första punkten står det om relationer till icke existerande personposter. Läs hela inlägget.

Hur gör man för att hitta och ta bort dessa i Sofie 7?

Kortfattat: När man har gått in i ett register (Föremål, Fotografi, etc) så kan man växla till tabellen fm_Persrel (föremålsregistret) eller fg_Persrel (fotoregistret). Där visas samtliga relationer som hör till registret. Där finns också en verktygsknapp och under den finns funktionen “Hitta oanvända relationer”. Kör man den funktionen så plockas samtliga oanvända relationer fram och man kan då markera dessa och radera dem.

Steg-för-steg-instruktion: Hitta och ta bort oanvända relationer (pdf)

Sofietips: Städa i databasen

Sofie 7

Om några veckor släpper vi nya Sofie, Sofie 8. Innan ni flyttar er databas till nya Sofie så kan det vara värt att gå igenom den och “städa” i den. Det finns en del verktyg i Sofie 7 som du kan ha nytta av. Jag kommer att skriva en del tips här i bloggen om just städning. Här kommer det första tipset:

Rätta stavfel med “Sök och ersätt”

Kanske hittar ni stavfel i någon post i databasen. Istället för att rätta felet direkt i blanketten så kan man med fördel använda funktionen “Sök och ersätt” som finns under “Registervård”. Ett stavfel kan ju faktisk finnas på flera ställen i databasen och med “Sök och ersätt” kan ni söka fram alla förekomster och rätta samtliga på en gång. Snabbt och enkelt!

Detsamma gäller enklare typer av faktafel. Exempelvis om man vet att man har skrivit in fel årtal på ett antal poster. Då tar man fram posterna som ska rättas i ett urval och så rättar man årtalet antingen med “Sök och ersätt” eller med “Uppdatera urval”.

Läs mer i manualen om “Sök och ersätt” och om “Uppdatera urval“.